Karleby kyrkliga samfällighets kommunikationsstrategi 2023–2026

Kommunikation är ett vitt begrepp: användningen av lokaler och tillgångar är ett uttalande, varje evenemang är ett budskap och var och en som representerar församlingen påverkar genom sitt agerande hela organisationens anseende.

Karleby kyrkliga samfällighets kommunikationsstrategi 2023–2026 bygger på Öppna dörrar -Kommunikationsprogram för Evangelisk-lutherska kyrkan i Finland 2023, Öppna dörrar – Strategi för evangelisk lutherska kyrkan i Finland fram till 2026 samt  Karleby kyrkliga samfällighets strategi 2023–2026.

Denna kommunikationsstrategi är gemensam för samfällighetens alla församlingar och den har sammanställts som en riktlinje för medlemsförsamlingarnas kommunikation under åren 2023-2026. Den är ämnad att stöda planering och förverkligande av kommunikation i hela samfälligheten. Församlingarna har inga egna kommunikationsstrategier.

 I Öppna dörrar – Kommunikationsprogram för Evangelisk-lutherska kyrkan i Finland 2023 definieras kyrklig kommunikation så här:

• baserar sig på kyrkans kärnbudskap
• aktuell och öppen
• diskuterande och respektfull
• tydlig och tillgänglig
• identifierar behoven hos olika målgrupper
• förnyas kontinuerligt när kanalerna och teknologin för kommunikation utvecklas.

Visionen för Karleby kyrkliga samfällighets strategi är:

Tillsammans är vi modiga! - Vi möts i vardag och fest

Visionen betyder:

• Tillsammans – som likvärdiga medlemmar i en gemenskap där varje roll och uppgift betraktas som värdefull.
• Modiga – i kyrkans värdegrund och uppgift. Mod att förnya och bevara.
• Vi möter – församlingar, församlingsmedlemmar och de människor som vi betjänar i både glädje och sorg.

Inom kommunikation betyder visionen att

• kommunikation är samarbete och växelverkan som görs tillsammans, med respekt för kyrkans värden.
• vi vågar kontinuerligt förnya kommunikationen i takt med att informationskanalerna och teknologin utvecklas.
• kommunikationen är samtalande och respektfull, tydlig och tillgänglig.  

Kommunikationstjänster

Samfällighetens informationsenhet sköter både intern och extern kommunikation. Informationsenheten är en av samfällighetens gemensamma arbetsformer, och har som uppgift att organisera kommunikationen och fungera som stödtjänst för alla samfällighetens församlingar.

Informationsenheten består av en informationschefstjänst, två arbetsavtalsanställda informatörer på deltid (50 % + 80 %) samt en byråsekreterare (40 %).

Grafisk profil

En egen grafisk profil har skapats för samfälligheten och dess församlingar. Med visuellt uttryck avses profilen tillhörande visuella element, såsom logo, signaturfärg och typografi, som tillsammans bildar den visuella identiteten.
Det visuella uttrycket är i linje med vår verksamhet och betjänar vår strategi genom att väcka önskade associationer hos målgruppen, vilket medför trovärdighet och igenkännande. Som bilaga (bilaga 1) de grafiska anvisningarna.

Uppgifter

Informationsenhetens uppgifter är att ansvara för den kyrkliga samfällighetens betjäningsområdens kommunikation, samt att stöda och utveckla kommunikationen i samfällighetens församlingar.  

Hela samfällighetens allmänna principer för kommunikation är pålitlighet, öppenhet, snabbhet och växelverkan.  

Pålitlighet betyder att informationsenheten informerar om samfällighetens och församlingarnas angelägenheter pålitligt och ärligt.

Öppenhet  betyder att informationsenheten informerar om samfällighetens och församlingarnas verksamhet och aktuella ärenden samt framtidsutsikter och planer så öppet som möjligt.

Snabbhet betyder att informationsenheten strävar till att informera så snabbt som möjligt, men pålitligt och faktabaserat. Detta förutsätter att alla arbetsområden inom organisationen förmedlar sitt annonsmaterial till informationsenheten inom den överenskomna tidsramen.

Växelverkan betyder att informationsenheten är lyhörd för respons och signaler från bindningsgrupper och omgivning, samt följer upp och svarar på eller vidarebefordrar responsen till berörda parter.

Dessa allmänna principer för kommunikation följs i hela den kyrkliga samfälligheten och i dess medlemsförsamlingar.

Kommunikationsansvar

Informationsenheten lyder under förvaltningsdirektören. Informationsenheten ansvarar för den kyrkliga samfällighetens och dess medlemsförsamlingars interna och externa kommunikation via de gemensamma kommunikationskanalerna. Kyrkoherdarna ansvarar för sin egen församlings interna och externa kommunikation. Helhetskommunikativa ärenden som berör samfällighetens alla församlingar presenteras och bereds i den kyrkliga samfällighetens operativa ledningsgrupp samt/eller i informationsarbetsgruppen och godkänns i gemensamma kyrkorådet.  Den av gemensamma kyrkorådet tillsatta informationsarbetsgruppen består av representanter från samfällighetens alla sex församlingar. Informationsarbetsgruppens uppgift är bland annat att stöda informationsenhetens arbete, och att utveckla kommunikationsarbetet.

Kommunikationschefen ansvarar tillsammans med förvaltningsdirektören för utvecklingen av kommunikationshelheten. Anställda i chefsposition i samfälligheten eller dess församlingar ansvarar för kommunikationen med sina underordnade. Varje anställd ansvarar för sin egen del för att kommunikationen inom det egna arbetsområdet löper.

Förvaltningsdirektören tillsammans med informatören har informationsansvaret när det gäller den kyrkliga samfällighetens sammanträden, och kyrkoherdarna tillsammans med församlingssekreteraren har informationsansvaret när det gäller församlingarnas sammanträden.

Varje anställd har kommunikationsansvar för marknadsföringen av sitt eget arbetsområde. Detta förutsätter till exempel att kommunikationsmaterial lämnas till informationsenheten inom överenskommen tid.   

Förändringar i informationsmiljön

Kommunikationsmedlen och -kanalerna utvecklas ständigt. En långvarig och tydlig trend är en fortgående, kraftig tillväxt av mobilkommunikation.  Betydelsen av det visuella intrycket och av rörlig bild betonas allt. mer. Olika ålderskategorier använder medier på olika sätt.

De sociala medierna är en utmaning för de traditionella medierna, som inte längre är det enda alternativet när man vill nå ut till en bred publik. Till exempel bloggare eller youtubers har en allt större påverkan inom sina egna målgrupper.  

För att kunna ge församlingarna skolning och beredskap att använda de kommunikationsmöjligheter som finns utbildas informationsenhetens personal regelbundet.

Utmaningar:

• kyrkans sjunkande medlemsantal och minskat intresse i olika ålderskategorier samt olika vanor att använda olika typer av medier
• det stora utbudet av kommunikationskanaler och växlingar
• betydelsen av traditionella medier minskar  
• traditionella tillfällen för människomöten minskar (t. ex. kyrkliga förrättningar såsom dop och vigsel).
• att identifiera rätt och pålitlig information.

Kommunikationskanaler

Kanaler för intern kommunikation

• Samarbetskommittén (arbetsgivarens representanter och förtroendemän för olika yrkesgrupper)
• Fakta (arbetsplatsmöte)
• medarbetarmöten
• eAntti - eAnders (tvåspråkigt e-brev till alla anställda, skickas varje vecka eller enligt behov)
• protokoll och PM (administrativa beslut)
• Katrina: utrymmesbokning och personkalender/frånvaroanmälan
• personalguide och inskolning
• verkstygsbacken
• övrigt: e-post, telefon, möten, anslagstavlor osv.

Kanaler för offentlig kommunikation

• Församlingssidorna i Kokkola-tidningen och i Perhonjokilaakso-tidningen (Halso) (kyrkliga meddelanden, annonser, puffar och artiklar)
• webbplats (8 webbsidor: 6 församlingar + den kyrkliga samfälligheten på två språk)
• nätgudstjänster via hemsidorna
• strömmade gudstjänster via kyrkornas/församlingarnas YouTube-kanaler
• Radio Dei i Karleby på frekvenserna 104,3 och 91,8 MHz (två gudstjänster i månaden)
• Sociala medier (Facebook, Instagram, Tik-Tok, YouTube mm.)
• Broschyrer, annonser, reklam (församlingsbroschyrer, sorgeguider, kondoleansadresser, programblad osv.)
• mediakontakt (mediainfon enligt behov, meddelanden, tips)
• övrigt (anslagstavlor, bloggar, nätverk... )
• församlingsvalstidning (valåret 2026, spridning till alla hushåll)

Målsättning

Målsättningarna för den offentlig kommunikationen är att

• lyfta fram kyrkans budskap, värdegrund och grundläggande uppgifter
• förmedla information, öka synligheten och väcka intresse för församlingarnas verksamhet
• upprätthålla en god image samt att informera om beslut öppet och transparent
• stärka medlemskap i kyrka och i församlingsgemenskap
• kommunicera tillgängligt
• vara uppdaterad i informationsteknikens utveckling i en ständigt föränderlig och splittrad mediaomgivning.  

Målsättningarna för den interna kommunikationen är att

• utveckla kanalerna för intern kommunikation
• använda resurserna så effektivt som möjligt och att slopa dubbelt/onödigt arbete
• öka interaktiv kommunikation och öppenhet

Kommunikationens tyngdpunkter under strategiperioden

• vi synliggör orsaker att bli och vara medlem i kyrkan. Vi beaktar också de som utträtt ur kyrkan och de som fjärmats från församlingen.
• vi är aktiva på de rätta kanalerna, och söker nya sätt att nå ut till människorna
• vi genomför en imageenkät, vars resultat vi fördjupar oss i, och vidarebefordrar åt församlingarna till hjälp vid utvecklandet av verksamheten
• vi hänger med i de digitala mediernas utveckling och anpassar oss till förändringar
• vi använder tydligt språk i all kommunikation, både på finska och svenska, och tillgänglig kommunikation på de digitala plattformerna
• vi satsar på kommunikationsmaterial av hög kvalitet och använder oss av församlingarnas enhetliga grafiska image med beaktande av målgrupperna
• vi prioriterar informationsenhetens personalutbildning för att bättre kunna svara på dagens marknadsföringskrav
• vi utvärderar årligen (2023–2026) förverkligandet av kommunikationsstrategins tyngdpunkter
• vi utvecklar kanalerna för den interna kommunikationen
• vi strävar till att kommunikationen på arbetsplatsen är aktuell, interaktiv och arbetshälsofrämjande
• vi iakttar överenskomna tidtabeller och gemensamma spelregler, för att kunna utnyttja resurserna effektivt och undvika dubbelt arbete